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INFORMATIONEN ZUM DATENSCHUTZ IN DER HAUSVERWALTUNG GRAUMANNSHOF
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten hat für uns höchste Priorität. Die nachfolgende Erklärung richtet sich entsprechend dem Schutzzweck des Datenschutzes an die ‚betroffene Person‘. Sie erhalten in der nachfolgenden Datenschutzerklärung alle Informationen zu unserem Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten. DATENSCHUTZERKLÄRUNG (Stand: 24.05.2018) Mit den folgenden Informationen gebe ich, Dietmar Heister, als Eigentümer der Hausverwaltung, der in ihrem Anspruch auf Datenschutz betroffenen Person einen Überblick sowie Auskunft über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten und der sich daraus ergebenden Datenschutzrechte. Die Verarbeitung von personen- bezogenen Daten umfasst jeden Vorgang wie beispielsweise das Erheben, das Erfassen, die Speicherung, die Organisation, das Ordnen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, die Verknüpfung und das Löschen. Ich und meine Mitarbeiter beachten dabei die gesetzlichen Vorgaben des Datenschutzes; wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies rechtlich zulässig und erforderlich ist. 1. Verantwortlicher der Datenverarbeitung Verantwortlicher der Datenverarbeitung bin ich als Eigentümer der Hausverwaltung: Dietmar Heister Schottweg 1 22087 Hamburg Email: mail@graumannshof.de Meine Verantwortung bezieht neben meinem eigenen Handeln meine Mitarbeiter und Dienstleister ein. Die meiner Verantwortung unterliegenden Personen werden nachfolgend bezeichnet mit „wir“ bzw. mit „die Hausverwaltung“. Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung kann sich die betroffene Person an mich wenden. 2. Betroffene Person Betroffene Person ist jede natürliche Person, deren personen- bezogene Daten wir verarbeiten. Eine betroffene Person tritt also grundsätzlich in Kontakt zu uns als: • Mieter, • Interessent, • Bevollmächtigter des Mieters, • Sonstige Vertragspartner der Hausverwaltung (Lieferanten, Handwerker). 3. Personenbezogene Daten Unter personenbezogene Daten verstehen wir jede Information, die sich auf die betroffene Person unmittelbar bezieht. Dazu gehören insbesondere: • Legitimations- und Kontaktangaben (z.B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum, Adresse, Staatsangehörigkeit, E-Mail-Adresse, Telefonnummer); • Auftrags- und Umsatzdaten (z.B. Bankverbindungen, IBAN, Ein- und Auszahlung, Überweisung); • sonstige soziodemographische Merkmale (z.B. Beruf, Bildung); • Steuerdaten (z.B. Steuernummer, Steuer-Identifikationsnummer, steuerliche Ansässigkeit); • Kontaktadresse des Arbeitgebers. Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeiten wir nicht. 4. Datenquellen Wir verarbeiten vor allem solche Daten, die wir unmittelbar von der betroffenen Person aufgrund der Vertragsbeziehung erhalten und die hierfür erforderlich sind. Daneben werden die erforderlichen Daten auch aus öffentlich zugänglichen Quellen gewonnen. 5. Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlagen Die Datenverarbeitung erfolgt stets im Einklang mit den Bestimmungen des Datenschutzrechts (insbesondere dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und der Datenschutzgrund- verordnung (DSGVO), um zuvorderst die vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen der Hausverwaltung zu erfüllen. Wir beachten dabei insbesondere den Grundsatz der Datensparsamkeit, sodass grundsätzlich nur die für das betreffende Mietverhältnis konkret erforderlichen Daten verarbeitet werden. Auf folgende Einzelheiten weisen wir hin: a) Wenn die betroffene Person eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt (z.B. Weitergabe von Daten), folgt die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aus Art. 6 Abs. 1 S. 1 a) DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Dies gilt auch für Einwilligungen, die vor Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, der Hausverwaltung erteilt wurden. Der Widerruf der Einwilligung berührt jedoch nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten oder die weitere Verarbeitung, die auf einer anderen Rechtsgrundlage beruht. b) Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen, gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DSGVO werden zum Beispiel folgende Daten wie folgt benötigt: • Legitimations- und Kontaktangaben, um mit der betroffenen Person in Kontakt zu treten; • Angaben zur Solvenzprüfung, • Steuer-ID zur Abwicklung der Mietsicherheit eines Mieters. c) Die Datenverarbeitung beruht oftmals auf einer gesetzlichen oder aufsichtsrechtlichen Verpflichtung im Sinne von Art. 6 Abs. 1 S. 1 c) DS-GVO. Hierzu zählen beispielsweise die gesetzlichen Anforderun- gen des Geldwäschegesetzes, der Abgabenordnung, sowie die aufsichtsrechtlichen Anforderungen der Deutschen Bundesbank. Wir benötigen die Daten insoweit unter anderem für die Identitäts- und Altersprüfung, die Meldepflichten betreffend Auslandsüberweisungen, die Betrugs- und Geldwäscheprävention. d) Manche Verarbeitungssachverhalte erfolgen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 e) DSGVO aufgrund der Wahrnehmung von Aufgaben, die im öffentlichen Interesse liegen. Hierzu zählen insbesondere die steuerrechtlichen Kontroll- und Meldepflichten sowie die Bekämpfung der Geldwäsche. e) Soweit es aus unserer Sicht als Hausverwaltung erforderlich ist, verarbeiten wir die personenbezogenen Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO auch über die eigentliche Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen hinaus, und zwar in der Regel zur Wahrung unserer berechtigten wirtschaftlichen Interessen, in manchen Fällen zur Wahrung der berechtigten Interessen Dritter. Dies erfolgt jedoch nur dann, wenn diese Interessen nach Abwägung mit den widerstreitenden Interessen der betroffenen Person überwiegen. 6. Datenweitergabe Innerhalb der Hausverwaltung erhalten nur diejenigen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für ihre Aufgabenerfüllung benötigen. Dienstleister und Erfüllungsgehilfen der Hausverwaltung erhalten zu den vorgenannten Verarbeitungszwecken personenbezogene Daten nur dann, wenn sie den Datenschutz wahren und die Datenweiter- gabe im Übrigen auf einer der oben genannten Rechtsgrundlagen beruht. Wir beauftragen Dienstleister und Erfüllungsgehilfen teils zeitweise, teils langfristig für Zahlungsverkehrsdienstleistungen, IT-Dienstleistungen, Logistik, Druckdienstleistungen, Tele- kommunikation, Beratung u.v.m. In allen Fällen erhalten die eingesetzten Dienstleister und Erfüllungsgehilfen nur die Daten, die für die Erbringung einzelner Aufgaben notwendig sind. Eine Datenübermittlung an Stellen außerhalb des örtlichen Geltungsbereichs der DSGVO findet nur statt, soweit - es zur Ausführung der Aufträge der betroffenen Person erforderlich ist, - es gesetzlich vorgeschrieben ist oder - die betroffene Person eingewilligt hat. 7. Dauer der Datenspeicherung Die Speicherung der personenbezogenen Daten ist ein Verarbei- tungsvorgang, der sich ebenfalls nach den jeweiligen vertraglichen und gesetzlichen Anforderungen richtet. Sobald die gespeicherten Daten nicht mehr für die zugrundeliegenden Verarbeitungszwecke benötigt werden, werden diese zwingend gelöscht. In der Regel ist die Hausverwaltung jedoch über das Ende der Vertragsbeziehung hinaus zur Aufbewahrung der personenbezogenen Daten aus berufsrechtlichen, steuerrechtlichen und anderen gesetzlichen Gründen verpflichtet. Die Frist kann bis zu zehn Jahre betragen. Es wird auf die entsprechenden Gesetze hingewiesen. Soweit wir Daten und Unterlagen mit Personenbezug als Beweis- mittel zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, sehen wir nach Maßgabe der jeweiligen Verjährungsfristen von der Löschung ab. 8. Rechte der betroffenen Person Die betroffene Person hat vielfältige Rechte, insbesondere das Recht auf Auskunft seitens der Hausverwaltung über die betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DS-GVO), Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO), Einschränkung der Verarbei- tung (Art. 18 DS-GVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) und Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO). Beim Auskunftsrecht und beim Berichtigungsrecht sind die Einschrän- kungen der Art. 34 und 35 DSGVO zu beachten. Ferner besteht das Beschwerderecht der betroffenen Person bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO, § 19 BDSG). 9. Pflichten der betroffenen Person Die betroffene Person ist zur Offenlegung derjenigen personen- bezogenen Daten verpflichtet, zu deren Verarbeitung die Hausver- waltung gesetzlich verpflichtet ist und die für die Aufnahme sowie Durchführung der Vertragsbeziehungen erforderlich sind. Ohne die zu verarbeitenden personenbezogenen Daten wird die Hausverwaltung regelmäßig nicht in der Lage sein, einen Mietvertrag mit der be- troffenen Person zu schließen und den vertraglichen sowie gesetz- lichen Verpflichtungen nachzukommen, zum Beispiel der Betriebs- kostenabrechnung eines bereits beendeten Mietverhältnisses. 10. Widerspruchsrecht Das Widerspruchsrecht kann die betroffene Person gemäß Art. 21 DSGVO gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten ausüben, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 e) und f) DSGVO erfolgt. Die betroffene Person kann sich an mich, Dietmar Heister, als Verantwortlichen der Datenverarbeitung wenden (siehe eingangs unter Ziffer 1.). Der Widerspruch gegen die Datenverarbeitung und der Widerruf einer Einwilligung (vgl. Ziff. 5 a)) gelten nebeneinander. Im Falle des Widerspruchs werden die betreffenden personenbezogenen Daten grundsätzlich nicht mehr verarbeitet. Ausnahmsweise werden die Daten dennoch weiterhin verarbeitet, wenn zwingende schutzwürdige Gründe nachgewiesen werden, die die Interessen, Rechte und Frei- heiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Copyright (c) 2004 - 2021 Dietmar Heister |
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